Het bijhouden van verlofuren van uw werknemers is een belangrijk maar arbeidsintensief bedrijfsproces. Het is daarom handig om in deze verlofuren een duidelijk inzicht te hebben. Om de verlofregistratie efficiënt toe te passen is het mogelijk gemaakt om de verlofuren in te voeren, te fiatteren en te raadplegen op het web, maar hoe richt u de verlofaanvraag functionaliteit in, in de Inventive Web App? 

Aanzetten DNA Functies
Ondanks dat u de verlofaanvraag functionaliteit alleen kunt gebruiken in de Inventive Web App, dient u de inrichting te realiseren in de Inventive Desktop App. Voordat u aan de slag kunt, dienen er enkele functies te worden geactiveerd. Onder andere de functies Mijn verlofaanvragen, Verlofaanvragen en Fiatteren verlofaanvragen dienen te worden geactiveerd voor een juiste werking. Om deze functies te activeren, dient u contact op te nemen met Inventive. 

Toekennen van rechten aan gebruikersgroepen
Nadat de functies beschikbaar zijn gemaakt voor uw administratie, dient u rechten toe te kennen aan gebruikersgroepen voor de Inventive Web functionaliteit om deze nieuwe functies te kunnen gebruiken. Meer informatie over het toekennen van rechten aan gebruikersgroepen, kunt u vinden in het desbetreffende kennisbankartikel.

Aanmaken van verlof projecten
Om verlof te kunnen registreren, dient er in de Inventive software een verlofproject te worden aangemaakt. Een verlof project kunt u aanmaken door de functie 'Projecten' te openen en te klikken op de 'Nieuw' button. In het scherm dat wordt geopend, dient u een omschrijving in te voeren in het gelijknamige veld (zie afbeelding 1, punt 1). De volgende stap is het invoeren van de verplichte velden, waaronder de velden 'Status' en 'Verdichting' (zie afbeelding 1, punt 2) en het veld 'Klant' (zie afbeelding 1, punt 3). Als u dit laatste veld invoert, wordt alle klantinformatie automatisch opgehaald. Na de invoer kunt u het record opslaan en de functie afsluiten. 
 

Koppel agenda omschrijving aan verlof project
Nu het verlof project is aangemaakt, dient u een agenda omschrijving te koppelen aan een verlof project. Als u vervolgens deze omschrijving invoert bij het aanvragen van het verlof, wordt automatisch het juiste project gekozen. Om een nieuwe agenda omschrijving toe te voegen, opent u de gelijknamige functie en klikt u op de 'Nieuw' button. In het scherm dat wordt geopend, kunt u vervolgens alle onderdelen voor de 'Agenda omschrijving' invoeren. Na het selecteren van het project (zie afbeelding 2, punt 1) dient u de optie 'Verlofaanvraag' te selecteren (zie afbeelding 2, punt 2), waarna u het record opslaat. Hiermee wordt de agenda omschrijving zichtbaar in de verlofregistratie functionaliteit.

Aanmaken van verlofcalculatie en verlofaantallen
Voordat er door uw medewerkers verlof kan worden aangevraagd, dient de verlofcalculatie te zijn aangemaakt voor uw medewerkers. Om de verlofcalculatie aan te maken, opent u de functie 'Verlofcalculatie vanaf 2013' en klikt u op de 'Nieuw' button. In het scherm dat wordt geopend, voert u eerst het het veld 'Project' in (zie afbeelding 3, punt 1). U klikt hiervoor op de Powersearch button voor het veld en zoekt naar het eerder aangemaakte verlofproject.

Zodra u dit project heeft geselecteerd, wordt het veld 'Omschrijving' automatisch gevuld (zie afbeelding 3, punt 2). De velden 'Jaar' (zie afbeelding 3, punt 3) en 'Einddatum' (zie afbeelding 3, punt 4) worden automatisch gevuld op basis van de op het project ingevoerde gegevens. Vervolgens vult u in de tabel de verlofaantallen van uw medewerkers toe.

Een nieuw verlofaantal voert u in door op de 'Nieuw' button te klikken onder de tabel (zie afbeelding 3, punt 5). Er verschijnt vervolgens een nieuwe regel waarin u de medewerker kunt toevoegen en het verlofaantal kunt invoeren (zie afbeelding 3, punt 6). Als u een verlofcalculatie voor het bovenwettelijk verlof wilt aanmaken, dan selecteert u hiervoor de benodigde instelling (zie afbeelding 3, punt 7).

Selecteren van managers
Aangezien het aangevraagde verlof dient te worden gefiatteerd door een leidinggevende van de medewerker, moet er aan elke medewerker een manager worden gekoppeld. Om een manager toe te voegen, opent u de functie 'Privé & P&O gegevens interne medewerkers'. U selecteert één van de medewerkers en opent de detailkaart, waarna u op het tabblad 'PZ' (zie afbeelding 4, punt 1) onder het veld 'Manager' de manager van de medewerker invoert (zie afbeelding 4, punt 2). 

Instellen van notificaties
Na het afronden van bovenstaande acties heeft u aan alle voorwaarden voor het aanvragen en fiatteren van verlof voldaan. U heeft echter de mogelijkheid om een notificatie te ontvangen als er een aanvraag is gerealiseerd. Als u hiervan gebruikt wilt maken, opent u de functie 'Notificatie instellingen'. In het scherm dat wordt geopend, activeert u bij het kopje 'Notificaties' het veld 'Agenda herinneringen' (zie afbeelding 5, punt 1). Hiermee zijn de notificatie instellingen afgerond. 

Instellen van voorkeuren
Als een verlofaanvraag is doorgevoerd, dan zijn deze verlofaanvragen standaard te wijzigen. Door het instellen van voorkeuren heeft u de mogelijkheid om te stellen dat een doorgeboekt verlofpunt niet meer is te wijzigen. Om dit te realiseren opent u de functie 'CRM voorkeuren administratie' en kunt u onder het kopje 'Agenda' de voorkeur 'Agendapunten, die zijn doorgeboekt naar uren, niet meer kunnen wijzigen' (zie afbeelding 6, punt 1) selecteren. 

Gebruikersartikel
Na het uitvoeren van bovenstaande onderdelen, heeft u de inrichting afgerond en kunt u daadwerkelijk starten met het werken in de functie. Meer informatie over de werking van deze functie kunt u vinden in het desbetreffende kennisbankartikel.