In Inventive heeft u de mogelijkheid om documenten en dagcodes te mailen. Om deze mails te versturen dienen er diverse instellingen te worden geconfigureerd. In Inventive heeft u de volledige vrijheid om te bepalen hoe u de mails wilt verzenden, maar welke instellingen dient u in te voeren voor het gecentraliseerd verzenden van mails vanuit Inventive?

Voordat u kunt starten met het gecentraliseerd verzenden van e-mails, dient u in de functie 'Algemene voorkeuren db' onder het kopje 'E-mailen via transactie server' aan te geven welke server u voor het mailen gaat gebruiken (zie afbeelding 1, punt 1). Vervolgens dient u in de functie 'Mail via transactieserver' enkele instellingen in te voeren. 

Instellingen Mail via transactieserver
Nadat u de functie heeft geopend, dient u in het geopende scherm de transactieserver in te voeren. Hiermee geeft u aan of u de mails voor uw gehele database wilt laten versturen via een speciale server. Indien dit is gewenst, voert u bij het veld 'Database' de code voor deze speciale server in (zie afbeelding 2, punt 1). Mocht u een speciale server specifiek willen instellen voor één administratie dan voert u bij het veld 'Huidige administratie' de code voor de speciale server in (zie afbeelding 2, punt 2).  

Binnen Inventive wordt voor twee typen gegevens mails verstuurd, te weten: Documenten (bijv. servicerapporten/facturen/orders) en Dagcodes (zie afbeelding 2, punt 3). In de tabel 'Mail sturen via SMTP via' kunt u aangeven op welke wijze u voor deze onderwerpen een mail wilt versturen. Door het plaatsen van een vinkje bij de optie 'Administratie Special server' dan verstuurt u de gegevens van het onderwerp alleen naar de specifieke administratie (zie afbeelding 2, punt 4). Als u een vinkje plaatst bij de optie 'Database Special server' dan worden de gegevens van de onderwerpen voor de gehele database/administratie verstuurd (zie afbeelding 2, punt 5). 

Als u kiest voor de optie 'Lokaal werkstation' dan worden de mails verstuurd vanuit uw persoonlijke account (zie afbeelding 2, punt 6). Dit laatste is de oude werkwijze voor het versturen van mails vanuit Inventive. Nadat u de gegevens heeft ingevoerd, kunt u deze opslaan door op de accepteerbutton te klikken. Let op! Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit dient u een speciale server in te richten. Deze server komt vervolgens naast de Inventive server te staan die benodigd is om Inventive te kunnen gebruiken. 

Te versturen mails
Als u de mail heeft afgerond en verstuurd, kunt u in de functie 'Te versturen mails' zien wat de status van de mail is. Zo kunt u zien vanuit welke functie de mail is verstuurd (zie afbeelding 3, punt 1), van wie de mail afkomstig is (zie afbeelding 3, punt 2), aan wie de mail gericht is (zie afbeelding 3, punt 3), wat het onderwerp van de mail is (zie afbeelding 3, punt 4) en hoe vaak de mail is verzonden (zie afbeelding 3, punt 5). Tot slot kunt u in het veld 'Status omschrijving' zien wat de status van de mail is, namelijk of deze nieuw is, opgeslagen of reeds verstuurd (zie afbeelding 3, punt 6).