Hoe maak ik een artikel aan in de Inventive Desktop App?

Om in Inventive te kunnen werken met de functies Offertes, Verkooporders, Pakbonnen en Orderfacturen is het verplicht om gebruik te maken van de functie 'Artikelen'. Artikelen worden namelijk toegevoegd aan een factuur en/of order. Hierdoor is er een specificatie mogelijk van de geleverde producten/diensten, maar hoe maakt u een nieuwe artikel aan in de Inventive Desktop App?

Voordat u een artikel kunt aanmaken, dient u een artikelgroep aan te maken. Met behulp van de artikelgroep kunt u meerdere artikelen groeperen en wordt op basis van de gegevens die u invoert, bepaald of een artikel een voorraadhoudend artikel is of niet. De wijze waarop u een artikelgroep kunt aanmaken en wat bepaald of het een voorraadhoudend artikel is, wordt toegelicht in het desbetreffende kennisbankartikel

Nadat u een artikelgroep heeft aangemaakt, kunt u starten met het aanmaken van artikelen. U opent hiervoor de functie 'Artikelen' waarna een lijstweergave wordt getoond met alle reeds aangemaakte artikelen. Als u een artikel wilt aanpassen, dubbelklikt u op een record waarna een detailscherm wordt geopend en u de gegevens kunt aanpassen. Voor het aanmaken van een nieuw artikel klikt u op de 'nieuw' button. Er wordt een invoerscherm geopend, waarop u meerdere gegevens kunt vastleggen. Inventive raadt aan om zoveel mogelijk velden op de detailkaart te voorzien van informatie. Er zijn namelijk meerdere functies afhankelijk van de hier ingevoerde informatie. De belangrijkste tabbladen en velden worden hieronder toegelicht:
 

Tabblad Algemeen
Op het tabblad 'Algemeen' kan alle informatie omtrent een nieuw te maken artikel worden vastgelegd. Denk hierbij aan het vastleggen van inkoopprijzen, verkoopprijzen, voorraden en algemene informatie over het artikel. Hieronder worden de belangrijkste velden toegelicht:

  • Soort artikel
    Zoals eerder gemeld kent Inventive meerdere soorten artikelen. Afhankelijk van de artikelgroep waaraan u een artikel koppelt, wordt bepaald wat voor type artikel het wordt. Zodra u een artikelgroep heeft ingevoerd, kunt u bij het veld 'Soort' diverse artikelsoortopties selecteren. Let op! u dient een gedegen keuze te maken want het soort artikel kan na invoer niet meer worden gewijzigd. U heeft de keuze uit de volgende opties:
    • Registratie artikel (Voorraadhoudend artikel)
      Voorraadhoudende artikelen zijn artikelen die worden vastgelegd in een magazijn. Als u een artikelgroep heeft aangemaakt waarop mutaties, standen of een journaal wordt bijgehouden, dan wordt automatisch als artikelsoort de optie 'Registratie artikel' aangevinkt (zie afbeelding 1, punt 1). Dit artikel is dan automatisch een voorraadhoudend artikel, waardoor u ook het veld 'VVP' (zie afbeelding 1, punt 2) dient in te voeren. Let op! de prijs die u invoert bij het veld 'VVP' is niet meer wijzigbaar op de artikelkaart zodra u het artikel opslaat. Hiervoor dient u namelijk de voorraad te herwaarderen. 

    • Samengesteld artikel (Niet voorraadhoudend artikel)
      Niet voorraadhoudende artikelen zijn artikelen die met een aantal op een offerte en order kunnen worden gezet. Als u een artikelgroep heeft aangemaakt waarop geen mutaties, standen of een journaal wordt bijgehouden, dan kunt u als artikelsoort kiezen voor de optie 'Samengesteld artikel' (zie afbeelding 1, punt 3). Dit artikel is dan automatisch een niet voorraadhoudend artikel. 

    • Tekstartikel 
      Tekstartikelen zijn artikelen om een tekstregel op een factuur, order etc. toe te voegen. Hiervoor dient u op de artikelkaart aan te geven waar het tekstartikel voor mag worden gebruikt. Als u een artikelgroep heeft aangemaakt waarop geen mutaties, standen of een journaal wordt bijgehouden, dan kunt u als artikelsoort kiezen voor de optie 'Tekstartikel' (zie afbeelding 1, punt 4). Dit artikel is dan automatisch een niet voorraadhoudend artikel. 

  • Code en Omschrijving (zie afbeelding 2, punt 1)
    In het veld 'Code' kunt u naar eigen inzicht een afkorting voor het artikel invoeren. Ditzelfde geldt voor de velden 'Omschrijving' en 'Lange omschrijving'. Binnen Inventive heeft u de mogelijkheid om de artikelen automatisch te nummeren en van een code te voorzien. Neem voor meer informatie over het instellen van deze optie contact op met uw consultant.
     
  • Eenheid en Artikelgroep (zie afbeelding 2, punt 2)
    In het veld 'Artikelgroep' kan het artikel worden gekoppeld aan een 'Artikelgroep'. De keuzeopties die u heeft, zijn eerder ingevoerde artikelgroepen. Mocht u een andere artikelgroep willen toevoegen, dan dient u deze eerst aan te maken in de functie 'Artikelgroepen', zie kennisbankartikel. Ditzelfde geldt voor het veld 'Eenheid', zie kennisbankartikel.

  • Vervangartikel (zie afbeelding 2, punt 3)
    In het veld 'Vervangartikel' kunt u een vergelijkbaar artikel invoeren. Op deze wijze kunt u, als het huidige artikel niet meer leverbaar is, een vervangend maar vergelijkbaar artikel gebruiken.
     
  • Verkoopveelvoud, Min. verkoop aantal & Bestelveelvoud (zie afbeelding 2, punt 4)
    In de velden 'Verkoopveelvoud', 'Min. verkoop aantal' en 'Bestelveelvoud' kunt u alle gegevens invoeren met betrekking tot het verkopen en bestellen van artikelen. In het veld 'Min. verkoop aantal' voert u een getal in, wat inhoud dat er van dit specifieke artikel altijd een minimaal aantal moet worden verkocht in één order. In het veld 'Bestelveelvoud' voert u een getal in, wat inhoud dat als u het artikel bestelt bij een leverancier er altijd wordt vermenigvuldigd met dit getal. Ditzelfde geldt voor het veld 'Verkoopveelvoud' alleen doet u dit bij dit veld voor orders van uw afnemers. 

  • BTW-Code, VVP en Verkoopprijs (zie afbeelding 2, punt 5)
    In het veld 'BTW Code' kunt u de hoogte van de BTW selecteren. Afhankelijk van de keuze die u maakt, wordt op basis van de velden 'BTW Code' en 'Verkoopprijs' een prijs gerealiseerd in het veld 'Prijs incl. btw'. De verkoopprijs kunt u naar eigen inzicht invoeren, terwijl voor de BTW Code een vooraf gedefinieerde code dient te worden gebruikt. Het veld 'VVP' is alleen invoerbaar indien u voor een registratie artikel heeft gekozen. Let op! De prijs die u invoert bij het veld 'VVP' is niet meer wijzigbaar op de artikelkaart zodra u het artikel opslaat. Als u een wijziging wilt doorvoeren, dient u de voorraad te herwaarderen.

  • Fiscaal (zie afbeelding 2, punt 6)
    Het veld 'Fiscaal' voert u in, indien u gebruik wenst te maken van de ICP aangifte. Binnen dit veld kunt u selecteren of het desbetreffende artikel een 'Goed' is of een 'Dienst'. Deze verdeling is nodig voor de ICP aangifte om duidelijk te maken of u goederen of diensten verkoopt/inkoopt. 

  • Opties (zie afbeelding 2, punt 7)
    In het veld 'Opties' kunt u onder andere blokkades instellen voor bijvoorbeeld de opties 'Bestel', 'Declaratie', 'Materiaalbon', 'Offerte', 'Verkoop' of 'Voorcalculatie'. Daarnaast heeft u enkele opties voor 'Servicerapporten', 'Planbord' en 'Serienummers'.
     

Tabblad Dossier
Op het tabblad 'Dossier' kunt u extra gegevens betreffende het artikel vastleggen in het veld 'Dossier' (zie afbeelding 3, punt 1). 
 

Tabblad Kenmerken
Op het tabblad 'Kenmerken' kunt u kenmerken koppelen aan het betreffende artikel (zie afbeelding 4, punt 1). Op deze wijze kunnen artikelen worden gegroepeerd onder één kenmerk en kan er in de Powersearch worden gezocht op het kenmerk.   
 

Tabblad Omschrijving
Op het tabblad 'Omschrijving' kunt u vertalingen van de artikelomschrijving vastleggen. Een nieuwe vertaling legt u vast door onder de tabel te klikken op de 'Nieuw'  button (zie afbeelding 5, punt 1). Er verschijnt vervolgens een nieuwe invoerbalk in de tabel, waarin u de vertaling kunt invoeren (zie afbeelding 5, punt 2). Bij het veld 'Taal' voert u de taal in (zie afbeelding 5, punt 3), waarna u de vertaling kunt toevoegen in het veld 'Artikelomschrijving' (zie afbeelding 5, punt 4). 

Tabblad Verkoopprijs
Op het tabblad 'Verkoopprijs' heeft u de mogelijkheid om de prijzen van het artikel om te zetten naar andere in Inventive bekende valuta. Door de prijs in de basisvaluta toe te voegen (zie afbeelding 6, punt 1) kan er een omrekening worden ingevoerd. Een nieuwe valuta voegt u toe, door te klikken op de 'Nieuw' button (zie afbeelding 6, punt 2). Er verschijnt vervolgens een nieuwe invoerbalk waarin u de valuta kunt vastleggen. Zodra u een valuta heeft geselecteerd, wordt de verkoopprijs aangepast aan die specifieke valuta (zie afbeelding 6, punt 3). 
 

Tabblad Leveranciers
Op het tabblad 'Leveranciers' kunnen meerdere leveranciers van het artikel worden vastgelegd. U voegt een nieuwe leverancier toe door middel van de 'Nieuw' button onder de tabel (zie afbeelding 7, punt 1). Er verschijnt een nieuwe invoerbalk waarin u de gegevens omtrent een specifieke leverancier vastlegt. Deze informatie bevat onder andere de inkoopprijs (zie afbeelding 7, punt 2) en de levertijd in kalenderdagen (zie afbeelding 7, punt 3). Tenslotte kunt u door middel van het plaatsen van een kruisje onder de kolom 'Voorkeur' (zie afbeelding 7, punt 4) selecteren welke leverancier uw voorkeursleverancier is.


Tabblad Magazijnen
Het tabblad 'Magazijnen' is alleen van toepassing als u gebruikt maakt van een registratie artikel. Er wordt op dit tabblad bijgehouden in welke magazijnen het artikel ligt (zie afbeelding 8, punt 1) en op welke plaats deze ligt in het magazijn (zie afbeelding 8, punt 2). Tevens wordt de minimale, zodra de voorraad onder dit aantal komt dient er te worden bijbesteld, en maximale voorraad, meer dan dit aantal mag er niet worden besteld, aangegeven (zie afbeelding 8, punt 3). Er dient minimaal één magazijn te zijn ingevoerd. Als u meerdere magazijnen heeft ingevoerd, dan heeft u de mogelijkheid om een voorkeursmagazijn aan te geven. U doet dit door in de kolom 'Voorkeur' een kruisje te plaatsen (zie afbeelding 8, punt 4). Als er een artikel wordt besteld, dan stelt het systeem automatisch voor om de voorraad uit dit magazijn daarvoor te gebruiken.
 


Afbeelding 1


Afbeelding 2


Afbeelding 3


Afbeelding 4


Afbeelding 5


Afbeelding 6


Afbeelding 7


Afbeelding 8