In een bedrijf is er de beschikking aan een grote hoeveelheid historische data. Deze data dient onder andere te worden bewaard voor belastingtechnische doeleinden, maar wordt niet direct gebruikt in de dagelijkse bedrijfsvoering. Over het algemeen wordt er alleen gezocht in de actuele data wat maar een klein deel is van de totale data. Om deze reden heeft Inventive de mogelijkheid ontwikkeld om deze historische data op te slaan en beschikbaar te maken in een aparte database, maar hoe realiseert u dit? 
 

Database functies selecteren
In de functie 'Offline database tabellen' heeft u de mogelijkheid om de functies te selecteren waarvan de data offline moet worden bewaard. Om een nieuwe functie toe te voegen, opent u de functie 'Offline database tabellen' (zie afbeelding 1, punt 1). Er verschijnt een lijstweergave van alle eerder aangemaakte tabellen (zie afbeelding 1, punt 2). U drukt op de 'Nieuw' button om een nieuw record aan te maken. In het scherm dat opent, zoekt u vervolgens de juiste functie door te klikken op de 'Loep' button (zie afbeelding 2, punt 1). Op dit moment kunt u hier alleen een keuze maken uit de onderstaande functies:  

• Uren / Urenregels*
• Grootboekregels*
• Inkopen*
• Voorraadmutaties*
• MSP planning / planningsregels* 
• Tijdklok log 
• Functie log 
• Web log
• Mutaties
• Verslagen

_{* Voor deze functies kan een verdichting worden opgegeven.}

Na het selecteren van de functie, klikt u op de 'Accepteer' button om het record toe te voegen. U zult zien dat het zojuist aangemaakte record in de lijstweergave verschijnt. U hoeft deze actie maar eenmalig uit te voeren. Als u eenmaal een functie heeft toegevoegd, kunt u in het vervolg direct starten met het toekennen van verdichtingen of met het exporteren van de data. Let op! Als een gebruiker de functies omtrent offline data heeft geopend, dan is het voor een tweede gebruiker niet mogelijk om deze functie te openen. Als de tweede gebruiker dit toch doet, dan wordt een melding getoond dat deze functie niet kan worden geopend. 

Toevoegen van verdichtingen 
Zodra u de functie heeft toegevoegd, heeft u voor enkele functies de mogelijkheid om een verdichting toe te voegen. Door het aanmaken van verdichtingen kunt u de verdichte data behouden in uw online database, terwijl de onverdichte data wordt geëxporteerd naar de offline database. Om een verdichting toe te voegen, opent u het zojuist aangemaakte record. U ziet een tabel verschijnen waarin verdichtingen kunnen worden toegevoegd (zie afbeelding 3, punt 1). Als u vervolgens op de 'Slot' button klikt, opent u het record en kunt u naar eigen inzicht verdichtingen toevoegen. U sleept hiervoor een veld uit de linkertabel (zie afbeelding 4, punt 1) naar de rechtertabel (zie afbeelding 4, punt 2). Zodra u de verdichtingen heeft toegevoegd, drukt u op de 'Accepteer' button en worden uw gegevens opgeslagen.  

Exporteren van de gegevens
Na het uitvoeren van de voorgaande acties, kunt u starten met het exporteren van de gegevens. U opent hiervoor de functie 'Offline database export'. In de lijstweergave die wordt geopend, ziet u de eerder in de functie 'Offline Database Tabellen' records. U selecteert het record van de functie die u wilt exporteren waarna een detailscherm wordt getoond. Hierin ziet u de desbetreffende functie (zie afbeelding 5, punt 1) en indien aangemaakt de verdichtingen die u heeft geselecteerd (zie afbeelding 5, punt 2). U klikt vervolgens op de optie 'Export Data' onder de Powertools (zie afbeelding 5, punt 3) om de data te exporteren. 

Er wordt opnieuw een lijstweergave getoond met alle gegevens die kunnen worden geëxporteerd. U kunt deze lijst specificeren door middel van de beschikbare Powersearch optie (zie afbeelding 6, punt 1). Hiermee kunt u zelf een selectie van te exporteren gegevens opmaken. Als u de juiste gegevens heeft geselecteerd, klikt u op de 'Accepteer' button (zie afbeelding 6, punt 2) en wordt de data geëxporteerd. De eerste keer dat u deze actie uitvoert, kan het iets langer duren voordat alle gegevens zijn geëxporteerd omdat de offline database wordt aangemaakt. 

Let op! Het exporteren van de gegevens is eenrichtingsverkeer. De data wordt namelijk geëxporteerd naar de offline database waardoor de gegevens niet meer beschikbaar zijn in uw live omgeving. Dit is echter niet het geval als u verdichtingen heeft aangemaakt. De verdichte gegevens zullen namelijk als nieuwe regels worden aangemaakt in uw live database. De onverdichte data zal echter in zijn geheel worden geëxporteerd naar de offline database. Hiermee behoudt u de mogelijkheid om in de offline database door de volledige gegevens te zoeken, terwijl u in de live database gebruik kunt maken van de verdichte gegevens. 

Raadplegen van geëxporteerde gegevens
Na het exporteren van de historische gegevens, kunt u in de daarvoor ontwikkelde functies deze gegevens raadplegen. Voor iedere functie waarvoor data kan worden geëxporteerd is ook een raadpleeg functie gerealiseerd (zie afbeelding 7, punt 1). U start de functie naar keuze op, waarna een invoerscherm wordt getoond waarin u enkele zaken dient in te voeren. Eerste stap is het aanmaken van een lijstweergave. U kunt in het veld 'Velden lijstweergave' naar eigen inzicht de kolommen selecteren (zie afbeelding 7, punt 2). Om een kolom toe te voegen, dubbelklikt u op het desbetreffende veld. De velden die u selecteert zullen vervolgens in de rechtertabel worden toegevoegd. 

Daarna dient u een vinkje te plaatsen bij de optie 'Uitvoeren in offline database' (zie afbeelding 7, punt 3). Door deze optie te selecteren, voert u de samengestelde zoekopdracht uit in de gegevens in de offline database. Als u deze optie niet aanvinkt dan wordt de samengestelde zoekopdracht uitgevoerd in de live database. 

Vervolgens dient u een Powersearch samen te stellen waarmee kan worden gezocht naar de door u gewenste gegevens (zie afbeelding 7, punt 4). Als u de Powersearch heeft uitgevoerd, worden direct de records getoond in het veld 'Records' (zie afbeelding 7, punt 5). Mocht dit niet het geval zijn, dient u te klikken op de optie 'Execute' onder de Powertools (zie afbeelding 7, punt 6). Als u toch een extra kolom wil toevoegen, selecteert u deze en om de gegevens te vernieuwen, drukt u opnieuw op de optie 'Execute' (zie afbeelding 7, punt 6). Als u een uitgebreide Powersearch heeft samengesteld, kunt u deze opslaan door middel van de Powertool 'Bewaren' en kan deze in het vervolg worden geladen met behulp van de Powertool 'Laden' (zie afbeelding 7, punt 7).