Het bijhouden van verlofuren van uw werknemers is een belangrijk maar arbeidsintensief bedrijfsproces. Het is daarom handig om in deze verlofuren een duidelijk inzicht te hebben. Om de verlofregistratie efficiënt toe te passen is het mogelijk gemaakt om de verlofuren in te voeren, te fiatteren en te raadplegen op het web, maar hoe en waar kunt u dit doen?  

In de Inventive Desktop App was het zelf registreren van verlof niet mogelijk voor werknemers, maar diende dit te worden gedaan door een leidinggevende. Dit is op het web niet langer nodig. In de Inventive Web App kunnen medewerkers in de functie 'Mijn verlofaanvragen' zelf hun verlof invoeren, waarna leidinggevenden dit verlof alleen hoeven te controleren en te fiatteren. 

Invoeren van verlofaanvragen door medewerkers
Om een nieuwe verlofaanvraag aan te maken, opent u de functie 'Mijn verlofaanvragen'. U selecteert de week waarin u verlof wilt aanvragen (zie afbeelding 1, punt 1) en maakt een nieuw agendapunt aan via de 'Nieuw' button (zie afbeelding 1, punt 2). In het invoerscherm dat opent, voert u, net als in de normale agenda, alle vereiste velden in. Bij het veld 'Project' kunt u alleen kiezen uit de beschikbare verlofprojecten (zie afbeelding 2, punt 1). Na acceptatie wordt uw verlofaanvraag automatisch in een iNote doorgestuurd naar de 'Manager' van de desbetreffende medewerker, zodat diegene op de hoogte wordt gebracht van uw verlofaanvraag en hij/zij de verlofaanvraag kan fiatteren.

Bij het invoeren van het verlof wordt automatisch rekening gehouden met overlapping van eerdere ingevoerde verlofaanvragen en de roostertijden die voor de medewerker worden gehanteerd. Als er een overlap is, wordt er een notificatie getoond aan de gebruiker, zodat hij/zij het verlofagendapunt kan aanpassen (zie afbeelding 3, punt 1). 

Fiatteren van verlofaanvragen door leidinggevenden
Nadat de medewerker zijn/haar verlofaanvraag heeft ingediend, dient een manager het verlof te fiatteren. De werkwijze voor het fiatteren van verlof hangt af van de gekozen werkwijze en gehanteerde instellingen. U heeft hierbij de optie om verlof te fiatteren via de iNotes functionaliteit of via de functie 'Fiatteren verlofaanvragen'. Beide werkwijzes kunnen naast elkaar worden gehanteerd en zullen hieronder verder worden toegelicht:

• Fiatteren van verlof via een iNote
  Als de iNote instellingen zijn geconfigureerd, dan ontvangt de manager die zijn/haar fiat dient te geven een iNote voor het fiatteren van een nieuwe verlofaanvraag (zie afbeelding 4, punt 1). Om het verlof te kunnen fiatteren, klikt u op de 'Bron record' button (zie afbeelding 4, punt 2). Hiermee wordt de aanvraag in een detailweergave binnen de functie 'Fiatteren verlofaanvragen' geopend (zie afbeelding 5, punt 1). Om het verlof aan te kunnen passen, drukt u op de 'Slot' button waarna u het record kunt bewerken. 
  
  In het detailscherm ziet u wie het verlof heeft aangevraagd (zie afbeelding 5, punt 2). Via het gerelateerd menu kunt u de functie 'Verlofaanvragen' openen om te zien voor welke dagen het verlof wordt aangevraagd (zie afbeelding 5, punt 3). Als u vervolgens het verlof goedkeurt, kunt u bij het veld 'Goedgekeurd' een J plaatsen (zie afbeelding 5, punt 4). De velden 'Goedgekeurd om' en 'Goedgekeurd op' (zie afbeelding 5, punt 5) worden automatisch gevuld na acceptatie. Op deze wijze zijn de verlofaanvragen gefiatteerd en worden deze direct doorgevoerd in de urenregistratie. Tevens worden deze punten verplaatst naar de agenda functionaliteit, zodat een gebruiker direct kan zien wanneer een collega op vakantie is. Hiermee is de verlofaanvraag doorgevoerd.
  
  
• Fiatteren van verlof via functie Fiatteren verlofaanvragen
  Via de functie 'Fiatteren verlofaanvragen' ziet u een overzicht van het verlof dat door de manager dient te worden gefiatteerd (zie afbeelding 6, punt 1). Om het verlof te kunnen fiatteren, klikt u op de regel, waarna de detailweergave wordt geopend. Vervolgens drukt u op de 'Slot' button waarna het record kan worden bewerkt. 
  
  In het detailscherm kunt u zien wie het verlof heeft aangevraagd (zie afbeelding 5, punt 2). Via het gerelateerd menu kunt u de functie 'Verlofaanvragen' openen om te zien voor welke dagen het verlof wordt aangevraagd (zie afbeelding 5, punt 3). Als u vervolgens het verlof goedkeurt, kunt u bij het veld 'Goedgekeurd' een J plaatsen (zie afbeelding 5, punt 4). De velden 'Goedgekeurd om' en 'Goedgekeurd op' (zie afbeelding 5, punt 5) worden automatisch gevuld na acceptatie. Op deze wijze zijn de verlofaanvragen gefiatteerd en worden deze direct doorgevoerd in de urenregistratie. Tevens worden deze punten verplaatst naar de agenda functionaliteit, zodat een gebruiker direct kan zien wanneer een collega op vakantie is. Hiermee is de verlofaanvraag doorgevoerd.