Ik moet Intrastat aangifte doen bij het CBS, maar hoe werkt dit?

Voor het onderzoek Internationale Handel in Goederen moeten meldplichtige bedrijven in Nederland hun im- en exportgegevens indienen bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De opgave voert u in via de online web applicatie IDEP (Intrastat Data Entry Package). Deze applicatie wordt gebruikt voor het verzamelen van de Intra- en Extrastat gegevens waarmee het goederenverkeer tussen Europese lidstaten in kaart wordt gebracht. De Intrastat aangifte doet u dan ook alleen als u handel drijft met het buitenland, maar welke zaken moet u uitvoeren voor het doen van de Intrastat aangifte?


Als u in 2019 meer dan €800.000 aan goederen invoert uit of €1.000.000 aan goederen uitvoert naar Europese lidstaten, dient u maandelijks de Intrastat aangifte te doen. Als u een opgave plicht heeft, stuurt het CBS hierover een informatiebrief. Let op! Het is sinds januari 2016 niet meer mogelijk de Intrastat aangifte in IRIS te doen. U kunt alleen nog maar gebruik maken van de IDEP web applicatie. Om u te ondersteunen bij uw aangifte, wordt hieronder de aangifte in IDEP verder toegelicht.


Inrichting van defaulscherm en inleessjabloon
Voordat u de Intrastat aangifte kunt uitvoeren, dienen er een aantal punten te worden ingericht in de IDEP applicatie van het CBS. Deze inrichting is noodzakelijk om het export bestand uit Inventive in te kunnen lezen. U gaat naar de website van het CBS (https://ihg.cbs.nl), waar u inlogt met de inlogcodes die u heeft ontvangen van het CBS. Vervolgens gaat u een 'defaultscherm' en 'inleessjabloon' inrichten. Dit hoeft u slechts eenmalig uit te voeren.

Voor het inrichten van het 'Defaultscherm' kiest u in de IDEP applicatie voor de tab 'Hulpmiddelen' waarna u kiest voor de optie 'Defaultschermen'. In het invoerscherm dat wordt geopend, voorziet u de onderstaande velden van informatie:

  • Statistisch stelsel (zie afbeelding 1, punt 1);
  • Land van herkomst / bestemming (zie afbeelding 1, punt 2);
  • Transactiecode (zie afbeelding 1, punt 3);
  • Vervoerswijze (zie afbeelding 1, punt 4);
  • Goederencode (zie afbeelding 1, punt 5).

Na het invoeren van het defaulscherm, start u met het inrichten van een inleessjabloon. U kiest voor de tab 'Inlezen' en vervolgens voor de optie 'Inleessjablonen'. In het invoerscherm dat wordt geopend, voorziet u de onderstaande velden van informatie:

  • Type inleessjabloon, enkele of meerdere stromen (zie afbeelding 2, punt 1);
  • Formaat in te lezen bestand (zie afbeelding 2, punt 2);
  • Aantal rijen/regels overslaan bij import (zie afbeelding 2, punt 3);
  • Goederencode (zie afbeelding 2, punt 4);
  • Goederenstroom (zie afbeelding 2, punt 5);
  • Datumformaat (zie afbeelding 2, punt 6);
  • Defaultscherm (zie afbeelding 2, punt 7).

Let op! Naast de hierboven beschreven velden wordt op het inleessjabloon ook gedefinieerd welke velden in het inleesbestand staan, op welke positie deze velden staan en wat de lengte is van het veld (zie afbeelding 2, punt 8).


Exporteren van gegevens uit Inventive
Nadat u de inrichting in de IDEP applicatie heeft gerealiseerd, kunt u starten met het exporteren van gegevens uit de Inventive Desktop App. Om de export te realiseren heeft Inventive twee functies ontwikkeld, namelijk 'Intra Communautaire Levering IRIS' en 'Intra Communautaire Verwerving IRIS' (zie afbeelding 3, punt 1). De functie Verwerving wordt gebruikt voor het importeren van goederen, terwijl de functie Levering wordt gebruikt voor het exporteren van goederen. De werking van beide functies is precies hetzelfde. 

Na het starten van de functie, ziet u een scherm waarin enkele gegevens moeten worden ingevuld. Ten eerste dienen onder het blok 'Voorlooprecord IRIS' (zie afbeelding 3, punt 2) de standaard gegevens zoals verslagperiode, aangever BTW-nummer en de naam van de aangever te worden ingevoerd. In het blok 'Datarecord IRIS' (zie afbeelding 3, punt 3) voert u onder andere de goederenstroom, vervoerswijze, statistisch stelsel en de transactiecode in. Let op! De grijze velden zonder selectievinkje kunnen niet worden aangepast. Door te klikken op het omgekeerde driehoekje kunt u bij enkele grijze velden een andere keuzeoptie selecteren (zie afbeelding 3, punt 4).

In het blok 'Rapportagevaluta' (zie afbeelding 3, punt 5) hoeft u geen gegevens in te voeren of te wijzigen. Tenslotte voert u bij het blok 'Aanlevering' (zie afbeelding 3, punt 6) in hoe u het bestand naar het CBS wilt versturen. Inventive raadt aan om hierbij de optie 'Aan IRIS' te gebruiken. Als u vervolgens op de 'Accepteer' button klikt, dient u een locatie op te geven voor het opslaan van het exportbestand en wordt u exportbestand gegenereerd. 


Aanleveren van gegevens in IDEP
Als het export bestand is gegenereerd, kunt u starten met het inlezen van de geëxporteerde gegevens in IDEP.  U opent hiervoor opnieuw de website van het CBS (https://ihg.cbs.nl). De gegevens die u gaat invoeren worden via een beveiligde internetverbinding ingevuld en verstuurd. Voor het inlezen/aanleveren van de gegevens kunt u een keuze maken uit drie mogelijkheden, namelijk: 

  • Handmatige opgave
    U kunt uw gegevens handmatig invoeren. In IDEP maakt u een opgave per periode en stroom. Net als in CBS-IRIS kunt u vaste waardes, die u regelmatig moet invoeren, vastleggen in een defaultscherm. Bij het invoeren van de gegevens kunt u het betreffende defaultscherm selecteren waarna de velden automatisch worden gevuld met de waardes die u heeft vastgelegd.

  • Gegevens inlezen
    Gegevens inlezen is ook mogelijk. U maakt in IDEP eenmalig een inleessjabloon aan. Vervolgens kunt u een .txt, Excel-, MS-Access-, ASCII-, of dBase-bestand inlezen. Voor het aanmaken van een inleessjabloon heeft u 4 opties, namelijk;
    • Inlezen van bestand waarin alle velden zijn gevuld;
    • Inlezen van bestand waarin 3 velden in het bestand staan en de overige velden worden gevuld in een defaultscherm en sjabloon op de CBS pagina;
    • Inlezen van bestand waarin 6 velden in het bestand staan en de overige velden worden gevuld vanuit het defaultscherm;
    • Inlezen van bestand waarin 8 velden in het bestand staan en de overige velden worden gevuld vanuit het sjabloon.

  • Standaard Record Lay-out
    Als u vanuit een eigen applicatie de gegevens elektronisch wilt verstrekken aan het CBS, kunt u dit doen met behulp van de Standaard Record Lay-out. U kiest er dan voor om de gegevens in de IDEP in te lezen middels het inleessjabloon SRL dat standaard in IDEP staat. U kunt de gegevens dan vanuit IDEP verzenden. Deze wijze van aanleveren wordt aanbevolen als het gaat om een groot aantal records. Let op! Indien u in 2015 heeft aangeleverd via record lay-out dan moet voor 2016 de goederencodelijst worden geactualiseerd. Ga voor meer informatie naar de website van het CBS. 

Aangezien eerder het defaultscherm en een sjabloon zijn gecreëerd, maken wij gebruik van de optie 'Gegevens inlezen'. Voor het inlezen van de gegevens kiest u voor de tab 'Inlezen' en vervolgens voor de optie 'Inlezen'. In het invoerscherm, selecteert u onder de optie 'Naam inleessjabloon' het .txt bestand dat is geëxporteerd vanuit de Inventive Software (zie afbeelding 4, punt 1). Vervolgens klikt u op de optie 'Laad bestand' (zie afbeelding 4, punt 2). De software van het CBS toetst het bestand en controleert of het bestand aan de inleescriteria voldoet. Nadat het bestand is getoetst, dient u op 'Start inlezen' te drukken (zie afbeelding 5, punt 1), waarna de data wordt ingeladen op de CBS website.

In het scherm dat na het inlezen wordt geopend, kunt u bij de kolom 'Status' controleren of het inlezen van het bestand goed is uitgevoerd (zie afbeelding 6, punt 1). In het hier gebruikte voorbeeld ziet u dat het inlezen niet is gelukt, vandaar dat in de kolom 'status' het woord 'fout' verschijnt (zie afbeelding 6, punt 2). Als het inlezen wel succesvol was uitgevoerd, had hier het woord 'succes' gestaan. Door op het woord 'Fout' te klikken, wordt een nieuw scherm getoond, met daarin alle foutieve regels (zie afbeelding 7, punt 1). Door vervolgens op het opgavenummer te klikken (zie afbeelding 7, punt 2) kunt u de aangifte in detail controleren. 


Aanpassen van gegevens in opgave
In de lijstweergave van de aangifte kunt u zien welke regels correct en welke niet correct zijn ingevoerd. Als er een kruis is geplaatst in de kolom 'Correct' (zie afbeelding 8, punt 1) dan is deze regel als vanzelfsprekend niet correct ingevoerd en moet deze worden aangepast (zie afbeelding 8, punt 2). Om een regel te wijzigen, dient u te klikken op het recordnummer zodat er een detailscherm wordt geopend, waarin wijzigingen kunnen worden aangebracht (zie afbeelding 9, punt 1).

Nadat u wijzigingen heeft doorgevoerd, klikt u op de button 'Sla op' (zie afbeelding 9, punt 2). Als de gegevens goed zijn ingevoerd, keert u terug naar de lijstweergave. U zult zien dat in de lijstweergave op de aangepaste regel, bijv. regel 54, het kruis is vervangen door een vinkje (zie afbeelding 10, punt 1). Op deze wijze dient u alle incorrecte records te doorlopen en af te handelen.


Verzenden van de aangifte
Na het corrigeren van de gegevens keert u terug naar het hoofdscherm en kiest vervolgens voor de tab 'Opgaven' en de optie 'Opgave-overzicht'. U ziet hier alle eerder gedane opgaves. Om de nieuw aangemaakte opgave te kunnen versturen, selecteert u de opgave en drukt u onder de kolom 'Verzonden' (zie afbeelding 11, punt 1) op de button 'Verzenden'. Zodra het bestand is verzonden, wordt de kolom 'Verzenddatum' (zie afbeelding 11, punt 2) voorzien van een datum en heeft u de opgave verstuurd naar het CBS. 


Ondersteuning bij IDEP
Aangezien IDEP vanaf januari 2016 definitief is doorgevoerd ten faveure van IRIS, heeft het CBS diverse instructiefilmpjes, gebruikershandleidingen, FAQ’s en achtergrondinformatie ontwikkeld om u te begeleiden bij het werken met IDEP. Alle overige informatie omtrent IDEP is verzameld op de speciale site


Afbeelding 1
 

Afbeelding 2
 


Afbeelding 3


Afbeelding 4


Afbeelding 5


Afbeelding 6
 


Afbeelding 7
 


Afbeelding 8


Afbeelding 9
 


Afbeelding 10
 


Afbeelding 11