Voor Nederlandse ondernemers die diensten en/of goederen exporteren naar bedrijven binnen de Europese Unie, is het verplicht om de ICP-aangifte te doen. EU-landen wisselen namelijk gegevens uit over zakelijke transacties tussen bedrijven binnen EU-landen. Met de ICP-aangifte kan de Belastingdienst deze zakelijke transacties controleren. Inventive kan u helpen bij het realiseren van de ICP-aangifte bestanden die u vervolgens kunt verzenden naar de Belastingdienst.
 

ICP-Aangifte doen in welk tijdvak
Voordat u aan de slag gaat met het opstellen van uw ICP-aangifte is het belangrijk om vast te stellen op welk moment u de ICP-aangifte moet doen. De Belastingdienst heeft daarvoor drie mogelijkheden opgesteld, namelijk:

• Opgave per kwartaal
  Indien u binnen een kwartaal minder dan 50.000 euro omzet aan intracommunautaire prestaties heeft, doet u de ICP aangifte per kwartaal.

• Opgave per maand
  Indien u binnen een kwartaal meer dan 50.000 euro omzet aan intracommunautaire prestaties heeft, doet u de ICP aangifte per maand.

• Opgave per jaar
  In sommige gevallen mag de ICP aangifte ook per jaar worden gedaan. Hiervoor dient u echter wel een vergunning voor aan te vragen bij de Belastingdienst. Zolang u geen vergunning heeft doet u de opgave altijd per kwartaal of per maand. Om in aanmerking te komen voor een vergunning moet u voldoen aan een aantal voorwaarden. Voor deze voorwaarden verwijzen wij u door naar de Belastingdienst.
   

Opzetten van de ICP aangifte in Inventive
De ICP-aangifte heeft betrekking op alle goederen en diensten die u inkoopt en/of verkoopt aan bedrijven in andere EU-landen. Om de ICP-aangifte te kunnen realiseren in Inventive, moet u al deze diensten en goederen in Inventive aanmaken als een artikel. U kunt dit invoeren binnen de functie 'Artikelen'. Nadat u de functie artikelen heeft geopend, kunt u een nieuw artikel aanmaken door op de 'Nieuw' button te klikken (zie afbeelding 1, punt 1). U voert alle gegevens in en vervolgens dient u in het invoerscherm onder de optie fiscaal aan te geven of het artikel een dienst of een product is (zie afbeelding 1, punt 2). U moet hier een keuze maken om de ICP-aangifte te kunnen doen.
 

Bijwerken Relatie gegevens
Voordat u kunt starten met het invoeren van de facturen in het verkoopboek dient u eerst de relatiegegevens bij te werken. Voor uw ICP-aangifte is het namelijk van belang dat alle informatie omtrent BTW-nummers goed is ingevoerd op de relatiekaart. Om de BTW-gegevens aan te passen gaat u naar de functie ‘Relaties’. U dient de volgende zaken goed in te voeren:

• Naam (zie afbeelding 2, punt 1)
  De volledige naam van het bedrijf moet zijn toegevoegd op de bedrijfskaart. De naam moet precies overeenkomen met de officiële bedrijfsnaam. 
  
  
• BTW nummer (zie afbeelding 2, punt 2)
  Er dient een geldig BTW-nummer te worden toegevoegd aan de relatiekaart. 

• BTW nummer verificatie (zie afbeelding 2, punt 2)
  Als het juiste BTW-nummer is ingevoerd, dient u te controleren of dit nummer het juiste is. Als dit het geval is, voert u in dit veld de datum in waarop u dit heeft gecontroleerd. Let op! U bent verplicht om een datum in te voeren anders kunt u niet met het BTW-nummer werken.

• BTW Plichtig (zie afbeelding 2, punt 3)
  Het vakje BTW-plichtig dient te zijn aangevinkt. U kunt dit vak vinden naast het BTW-nummer.

• Plaats van vestiging (zie afbeelding 2, punt 4)
  Aangezien u de ICP-aangifte alleen doet indien u handel drijft met andere Europese landen, is het van belang dat u bij dit veld de vestigingsplaats van uw handelspartner invoert. 

• Land (zie afbeelding 2, punt 5)
  Aangezien u de ICP-aangifte alleen doet indien u handel drijft met andere Europese landen, is het van belang dat u bij dit veld de landcode van het land invoert waar uw handelspartner is gevestigd. 

Let op! In principe kunt u deze stap overslaan indien u iedere keer bij het aanmaken van nieuwe relaties consequent alle velden invoert. Het checken van deze gegevens hoeft u dan niet langer uit te voeren, omdat alles al is ingevuld. Mocht dit niet het geval zijn dan adviseert Inventive om eerst altijd de relatiegegevens te controleren.
 

Invoeren van facturen in verkoopboek
Zodra u alle artikelen heeft ingevoerd en de relatiegegevens zijn gecheckt, kunt u starten met het toevoegen van facturen aan het verkoopboek. U opent hiervoor de functie ‘Verkoopboek’. U zult een lijstweergave zien waarin alle eerder aangemaakte facturen zijn verwerkt.

Voor het aanmaken van een nieuwe factuur drukt u op de 'Nieuw' button bovenaan het scherm (zie afbeelding 3, punt 1). Er wordt een invoerscherm geopend waar u alle gegevens invoert omtrent de factuur. Ten eerste selecteert u de factuurdebiteur waarna het merendeel van de gegevens wordt gevuld (zie afbeelding 3, punt 2). Ten tweede voert u de factuurperiode in (zie afbeelding 3, punt 3) en ten slotte dient u nog de artikelen, die u eerder heeft aangemaakt, toe te voegen. Dit doet u door te drukken op de kleine 'Nieuw' button onderaan de artikeltabel (zie afbeelding 3, punt 4).

Zodra u op de button heeft gedrukt, verschijnt er een extra regel in de tabel waarin u de volgende kolommen dient te vullen met informatie:

• Aantal;
• Omschrijving;
• Prijs;
• BTW;
• Rekening;
• ICP-artikel (zie afbeelding 3, punt 5). 

Nadat u alle onderdelen heeft ingevoerd, drukt u op de 'Accepteer' button. De factuur wordt vervolgens toegevoegd aan het verkoopboek waarna u, indien nodig, de volgende factuur kunt invoeren.
 

Genereren van een XBRL-bestand
Voordat u de ICP-aangifte kunt versturen, dient u eerst een XBRL-bestand te genereren. Hiervoor gaat u naar de functie ‘ICP-opgaaf’. Na het openen van de functie zult u een lijstweergave zien met alle eerder aangemaakte ICP-opgaven. Voor het maken van een nieuwe ICP-opgave klikt u op de 'Nieuw' button (zie afbeelding 4, punt 1). Er opent een invoerscherm waar u alle gegevens invult. De bedrijfsgegevens worden automatisch gevuld. Het enige wat u dient aan te passen zijn het jaartal en de tijdvakopgaaf (zie afbeelding 4, punt 2 & 3). Let op! Vul hier het tijdvak in waarin u de aangifte moet doen (zie alinea: ICP-Aangifte doen in welk tijdvak)

Zodra u de gegevens heeft ingevoerd, drukt u bij de Powertools op de functie ‘Samenstellen opgaaf’ (zie afbeelding 4, punt 4). U zult zien dat in de tabel regels worden toegevoegd. Hierin staan alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de ICP-opgave, waaronder het in aparte kolommen weergeven van ICP-diensten en goederen. Vervolgens drukt u onder de Powertools op de functie ‘Creëer opgaaf bestand (sbr)’ (zie afbeelding 4, punt 5). Vervolgens wordt er een bestand naar uw computer gedownload dat u kunt gebruiken voor het versturen van uw aangifte naar de Belastingdienst. 

Let op! De plaats waar het opgave bestand wordt opgeslagen kunt u zelf bepalen. U gaat hiervoor naar de functie ‘Financieel voorkeuren database’. Kijk daarom eerst naar deze instellingen, voordat u het opgave bestand genereert.