Het snel en efficiënt beschikbaar hebben van informatie is één van de belangrijkste onderdelen van Inventive. Eén van de tools die u daarbij helpt, is het digitaal archief. In het digitaal archief kunt u alle beschikbare documenten waaronder Word documenten, Excel documenten, Powerpoint presentaties en foto’s opslaan, zodat informatie die niet in Inventive wordt gegenereerd, is opgeslagen binnen Inventive. Hiermee heeft u alle informatie over bijvoorbeeld een relatie op één centrale plaats verzameld.

Toevoegen van documenten aan digitaal archief
In bijna alle functies kunt u op recordniveau het digitaal archief vinden. In de Powernavigatie kunt u een kopje digitaal archief terugvinden (zie afbeelding 1, punt 1). Hier kunt u door op ‘Toevoegen’ te klikken, bestanden toevoegen aan het digitaal archief (zie afbeelding 1, punt 2). Nadat u op toevoegen klikt, opent er een scherm waarin u het bestand kiest dat u wilt toevoegen. Na het toevoegen zal onder het kopje digitaal archief het bestand worden toegevoegd.

Let op!: de naam van het bestand is hier zichtbaar, geef daarom een duidelijke naam aan het bestand dat u wilt toevoegen, zodat u snel de juiste documenten kunt terugvinden. 
 

Raadplegen van document in digitaal archief
Om vervolgens het document te raadplegen, dient u gerelateerd naar het digitaal archief te gaan. Hiervoor gaat u naar de optie ‘Gerelateerd’ in de Powernavigatie en u drukt op ‘laat alle zien’. Vervolgens drukt u op het onderdeel digitaal archief waarna u naar het digitaal archief wordt geleid (zie afbeelding 1, punt 3). Binnen het digitaal archief zult u alle opgeslagen bestanden in een lijstweergave terugvinden (zie afbeelding 2, punt 1). Door te dubbelklikken op een record of door te klikken op de 'Download' button (zie afbeelding 2, punt 2) wordt het document naar uw computer gedownload.

Op dit moment is het nog niet mogelijk om een revisie op een document aan te maken. Als u een aanpassing in een document heeft gemaakt, dient u het document opnieuw toe te voegen. Vervolgens kunt u het oude document verwijderen. U verwijdert een document door deze te selecteren en op de 'Verwijder' button te klikken (zie afbeelding 2, punt 3). Vervolgens komt er een pop-up scherm ter bevestiging van het verwijderen. Na akkoord wordt het document definitief verwijderd uit het digitaal archief.  
 

Toevoegen aan documentgroepen
Mocht u binnen een record veelvuldig dezelfde type documenten toevoegen dan kan het handig zijn om een documentgroep aan te maken. Door in het vervolg te zoeken op een documentgroep ziet u direct de juiste documenten die u zoekt. U kunt een document toevoegen aan een documentgroep door naar de detailweergave te gaan. U klikt hiervoor op de 'Map' button voor het record (zie afbeelding 2, punt 4). Vervolgens klikt u op de 'Slot' button, waarmee u het record kunt aanpassen. Voor het aanpassen van de documentgroep, gaat u naar het tabblad 'Algemeen' (zie afbeelding 3, punt 1) en selecteert u bij het veld 'Groep' (zie afbeelding 3, punt 2) een documentgroep. Verder heeft u de mogelijkheid om de naam van het document aan te passen en in de toekomst komt hier ook de mogelijkheid om een revisie aan te maken op een document.