De Inventive software bevat een agenda functionaliteit waarin u al uw afspraken en werkzaamheden kunt bijhouden. Met de agenda heeft u direct inzicht in de activiteiten van alle medewerkers en resources zoals vergaderzalen en auto’s. Zodra u de agenda functie opent, bent u in staat afspraken in te voeren, te wijzigen, te verwijderen en in de agenda van mede-gebruikers te kijken en eventueel afspraken toe te voegen. De agenda komt standaard op met uw persoonlijke agenda, maar hoe werkt de agenda in de Inventive Web App?
De agenda buttons
De aanwezige agenda buttons kennen nagenoeg dezelfde werking als de buttons in andere functies. Daarom worden alleen de buttons die (licht) afwijken of alleen voorkomen in de agenda hieronder behandeld.
- Pijlbuttons (zie afbeelding 1, punt 1 & 3)
Afhankelijk van de door uw ingestelde weergave, kunt u met de pijlbuttons bladeren door de dagen, weken of vastgestelde periodes. - Vandaag button (zie afbeelding 1, punt 2)
Door op de 'Vandaag' button te klikken, keert u terug naar de agendaweergave en wordt automatisch de agenda van de datum van vandaag getoond. - Map en plus button (zie afbeelding 1, punt 4 & 5)
Door een agendapunt te selecteren en vervolgens op de 'Map' button te drukken, kunt u een agendapunt openen. U kunt een agendapunt ook openen door te dubbelklikken op het desbetreffende agendapunt. Met de 'Nieuw' button kunt u nieuwe agendapunten aanmaken. U kunt ook een nieuw agendapunt aanmaken door deze in de agendaweergave te slepen.
Overzichtsinstellingen agenda
De Inventive agenda kan (deels) naar uw eigen wensen en eisen worden ingericht. Zo kunt u bijvoorbeeld de agenda van meerdere collega’s naast uw agenda tonen of u kunt de zichtbare tijdstippen van uw agenda aanpassen. In de Powernavigatie vindt u hiervoor de volgende overzichtsinstellingen:
- De kalenderweergave (zie afbeelding 1, punt 6)
In de kalenderweergave ziet u de de data van de maand met daarbijbehorend de dag en het weeknummer. U kunt de huidige dag herkennen aan de gele achtergrond van het vakje. Als u wilt switchen naar een andere dag, dan klikt u simpelweg op een andere datum. De datum die u selecteert, krijgt vervolgens een blauwe kleur. Nadat u een andere datum selecteert, verspringt de overzichtsweergave automatisch naar de dag/week/periode waarin die specifieke datum voorkomt. U kunt tussen de maanden en jaren wisselen door deze te selecteren aan de bovenkant van de kalenderweergave.
- Overzichtsweergaven (zie afbeelding 1, punt 7)
De Inventive agenda kent drie overzichtsweergaven, namelijk een dag, week en periode overzicht. Als u kiest voor het dag overzicht wordt er één dag in uw agenda getoond. Bij een weekoverzicht wordt er één week getoond en bij het periodeoverzicht kunt u zelf bepalen welke periode er wordt getoond.
- Uren instellingen (zie afbeelding 1, punt 8)
Om de overzichtsweergave nog verder aan te passen, kunt u de tijdsinstellingen wijzigen. Zo kunt u de starttijd en eindtijd van uw agenda aanpassen om een overzichtelijkere agenda te creëren. Tevens kunt u de weekenden verbergen uit uw weergave. Een ander belangrijk onderdeel is het feit dat u de uren die u in uw agenda sleept automatisch kunt afronden. Inventive zet de afronding standaard op vijf minuten, maar u kunt dit wijzigen in 10, 15 en 60 minuten. Als u een nieuw agendapunt aanmaakt, zal deze automatisch worden afgerond naar het tijdstip dat u heeft geselecteerd.
Raadplegen agenda van mede-gebruikers en resources
Naast het raadplegen van uw eigen agenda heeft Inventive ook de mogelijkheid om de agenda van uw collega’s te raadplegen en deels te beheren. De agendagebruikers zijn gebaseerd op de gebruikerslijst van mensen die in uw administratie in mogen loggen. Naast gebruikers kunnen ook resources, zoals vergaderzalen, auto’s of machines een gebruiker zijn (zie afbeelding 1, punt 9).
Als u een afspraak wilt maken met een collega/resource kunt u deze inplannen in zijn/haar agenda door hier een agendapunt in aan te maken. Aan de linkerkant van het scherm in de Powernavigatie kunt u de agenda’s van andere gebruikers selecteren. Als u een vinkje plaatst bij de naam van een collega wordt zijn/haar agenda automatisch getoond naast uw eigen agenda.
Bij het selecteren van meerdere agenda's, kan een onoverzichtelijk schema ontstaan. Om hier meer orde in aan te brengen, kunt u de optie 'Toon gebruikerskleur' aanzetten. Na het aanvinken van de optie, verschijnen er kleursoorten achter de namen van uw collega's. Door een kleur te selecteren, krijgen alle agendapunten van die betreffende collega de kleur die u heeft geselecteerd. U kunt dan vervolgens snel in een overzicht zien wie er beschikbaar is voor een afspraak (zie afbeelding 1, punt 10).
Vaste agenda omschrijvingen
Naast de agendakleuren van collega's worden de kleuren ook gebruikt binnen uw eigen Inventive agenda. Bij bepaalde agendapunten kunnen namelijk vaste kleuren verschijnen. Deze kleur wordt vastgelegd binnen een agenda omschrijving in de gelijknamige functie. Voordeel van de agendapuntkleuren is dat u in één oogopslag kunt zien wat voor typen afspraken u heeft. Zo kunt u bijvoorbeeld een marketingactie groen maken en een sales actie geel. Zo kunt u direct zien wat voor dag u tegemoet gaat.
Naast de kleuren heeft het invoeren van vaste agenda omschrijvingen nog een aantal voordelen. Zo worden bij het invoeren van agendapunten automatisch enkele velden gevuld bij het kiezen van de agenda omschrijving bijvoorbeeld een uurcode, omschrijving en agendakleur.
Afbeelding 1
Gerelateerde artikelen