Het bewerken, zoeken, presenteren en rapporteren van data zijn essentiële onderdelen in de Inventive applicatie. Voor u als gebruiker kan daarbij een extra onderdeel worden toegevoegd, namelijk het communiceren over data. Inventive gebruikt hiervoor iNotes. Met een iNote heeft u de mogelijkheid om over alle data in de Inventive applicatie communicatie richting een collega, klanten of externe relaties op te starten, maar hoe richt u de iNote functionaliteit in, in de Inventive Desktop App?

Aanzetten DNA Functies
Ondanks dat u de iNotes functionaliteit alleen kunt gebruiken in de Inventive Web App, dient u de inrichting te realiseren in de Inventive Desktop App. Voordat u aan de slag kunt met het inrichten van de iNotes functionaliteit, dienen er enkele functies te worden geactiveerd. Onder andere de functies iNotes, iNote communicatie, Alle iNotes, Bulk iNotes, iNotes monitor, Uitstaande iNotes monitor, Mijn iNotes dashboard, Archief thumbnails en Mijn openstaande iNotes dienen te worden geactiveerd voor een juiste werking. Tevens dient u gebruik te maken van de notificatie instellingen. Om deze functies te activeren, dient u contact op te nemen met Inventive. 
 

Toekennen van rechten aan gebruikersgroepen
Nadat de functies beschikbaar zijn gemaakt voor uw administratie, dient u rechten toe te kennen aan gebruikersgroepen voor de Inventive Web functionaliteit om deze nieuwe functies te kunnen gebruiken. Meer informatie over het toekennen van rechten aan gebruikersgroepen, kunt u vinden in het desbetreffende kennisbankartikel.
 

Invoeren van iNote communicatie schema
Binnen uw administratie kan worden vastgelegd met wie uw medewerkers kunnen communiceren. Hierbij dient u een combinatie van medewerkers in te voeren. Enige uitzondering hierop is communicatie met jezelf, dat is altijd mogelijk. Let op! een combinatie van gebruikers mag maar één keer voorkomen.

Om de combinaties in te voeren, opent u de functie 'iNotes communicatie' waarna de lijstweergave met reeds aangemaakte combinaties wordt getoond. Een nieuwe combinatie voegt u toe door op de 'Nieuw' button te klikken. Er wordt een invoerscherm geopend, waarin u kunt aangeven wie (zie afbeelding 1, punt 1) met wie (zie afbeelding 1, punt 2) mag communiceren. Nadat u de medewerkers heeft ingevoerd, klikt u op de 'Accepteer' button waarna u de combinatie heeft afgerond en er iNotes kunnen worden uitgewisseld tussen de geselecteerde medewerkers. 

Aangezien het invoeren van iNote communicatie combinaties voor bijvoorbeeld 20 gebruikers een grote hoeveelheid combinaties oplevert, zijn er methodes om dit sneller in te voeren. Mocht u hiervan gebruik willen maken, dan dient u contact op te nemen met uw consultant. Door het rapport Export_gebruikers_Tbv_iNotes.xml te gebruiken over een selectie van gebruikers, kunt u een lijst realiseren met daarin het communicatieschema voor deze gebruikers. 

Instellen van gebruikersvoorkeuren
Voor het gebruik van iNotes hoeven er geen gebruikersvoorkeuren te worden ingevoerd. Enige voorwaarde is dat de gebruiker toegang heeft tot de Inventive Web App. Er is wel een mogelijkheid om voor elke afzonderlijke gebruiker een thumbnail met zijn/haar foto toe te voegen. Hiervoor dient in het digitaal archief een foto (PNG) van de medewerker te worden geplaatst. Vervolgens wordt deze foto toegevoegd aan de iNotes in de iNote monitor, zodat direct te zien is van wie de iNote afkomstig is. U dient naar eigen inzicht te bepalen of het toevoegen van een thumbnail gewenst is. 

Om een thumbnail toe te voegen, opent u de functie 'Interne medewerkers'. Vervolgens selecteert u uit de lijstweergave de medewerker waaraan u een thumbnail wilt toevoegen. De detailkaart wordt geopend waarna, u via het digitaal archief in de Powernavigatie (zie afbeelding 2, punt 1) een foto kunt toevoegen. Nadat de foto is toegevoegd, wordt automatisch de afbeelding getoond in de iNotes monitor. 

Instellen van opstart functies
In de Inventive applicatie heeft u de mogelijkheid om opstart functies te selecteren. Deze functies worden vervolgens bij het opstarten van de applicatie direct geopend, zodat een gebruiker direct de functie beschikbaar heeft. In het geval van iNotes kunt u ervoor kiezen om de iNote monitor en Uitstaande iNotes monitor als opstartfuncties in te richten. Meer informatie over het instellen van opstart functies kunt u vinden in het desbetreffende kennisbankartikel. 

Instellen van database instellingen
U heeft de mogelijkheid om een iNote overzicht te mailen van openstaande en afgeronde iNotes naar uw medewerkers. Als u deze mail wilt versturen, dient u hiervoor diverse database instellingen in te voeren. U opent hiervoor eerst de functie 'Algemene voorkeuren db', waar u bij het kopje 'Mail' de velden dient te voorzien van de juiste gegevens (zie afbeelding 3, punt 1). Na de invoer van de voorkeuren, opent u de functie 'Mail via transactie server' waar u kunt ingeven vanuit welke server de iNote overzichtsmail dient te worden verzonden (zie afbeelding 4, punt 1).
 

Instellen van voorkeuren
Na het invoeren van de database instellingen, dient u enkele voorkeuren in te stellen onder de functie 'CRM voorkeuren administratie'. Onder het kopje 'iNotes' kunt u de voorkeuren raadplegen (zie afbeelding 5, punt 1). U dient naar eigen inzicht te bepalen of u gebruik wilt maken van deze voorkeuren. U heeft de keuze uit diverse opties, maar voor de werking van de functionaliteit zijn alleen de velden 'Standaard iNote actie' en 'Gebruik e-mailvelden in iNote' van belang. 

Instellen van notificaties
Als u in de Inventive Web App gebruik maakt van de notificatie functionaliteit, dan heeft u voor iNotes de mogelijkheid om een notificatie te tonen als er een iNote is aangemaakt. Als u hiervan gebruikt wilt maken, opent u de functie 'Notificatie instellingen'. In het scherm dat wordt geopend, activeert u bij het kopje 'Notificaties' het veld 'iNote aangemaakt' (zie afbeelding 6, punt 1). Hiermee zijn de notificatie instellingen afgerond. 

Instellen van batchjobs
Eerder heeft u bepaald of u een iNote overzicht wilt mailen naar uw medewerkers. Het verzenden van deze overzichten kan worden geautomatiseerd door middel van het instellen van batchjobs. Tevens kunt u een batchjob aanmaken voor het genereren van iNotes als er bijvoorbeeld een factuur ter fiat wordt aangeboden. Hieronder wordt alleen het instellen van een batchjob voor het verzenden van iNote overzichten besproken. Mocht u ook een batchjob aan willen maken voor het genereren van iNotes, dan dient u contact op te nemen met uw consultant. 

Om een batchjob aan te maken, opent u de functie 'Batchjobs' en klikt u in het scherm dat opent op de 'Nieuw' button. Er wordt een invoerscherm getoond, waarna u bij het veld 'Type' (zie afbeelding 7, punt 1) kiest voor de optie 'E-mail openstaande iNotes intern' of 'E-mail openstaande iNotes extern'. Hierna vult u alle gegevens in en realiseert u een planningsschema voor het tijdstip waarop u de mail wilt versturen (zie afbeelding 7, punt 2).

Op het tabblad 'E-mail' kunt u vervolgens invoeren wat u tekstueel in de mail wilt tonen en aan wie u de mail wilt versturen. Hier voert u alle velden in die u nodig heeft (zie afbeelding 8, punt 1). Na het invoeren, klikt u op de 'Accepteer' button waarna de batchjob is aangemaakt. Een voorbeeld template kunt u raadplegen via volgende link: IVS_iNote_email_171010_0935.4qr
 

Gebruikersartikel
Na het uitvoeren van bovenstaande onderdelen, heeft u de inrichting afgerond en kunt u daadwerkelijk starten met het werken in de functie. Meer informatie over de werking van deze functie kunt u vinden in het desbetreffende kennisbankartikel.