De Inventive agenda kan op meerdere wijzes worden gebruikt op een mobiele apparaat. Eén daarvan is het synchroniseren van de Inventive agenda met de Google Agenda. Dit loopt via een batchjob waarmee de synchronisatie periodiek wordt uitgevoerd.

Op deze wijze worden uw afspraken uit de Inventive agenda ook weergegeven in de Google agenda die u kunt gebruiken op uw mobiele apparaat, maar hoe brengt u deze synchronisatie tot stand?

Voordat u de synchronisatie kunt realiseren, dient u de beschikking te hebben over een Google Account waarmee kan worden gesynchroniseerd. Voor iedere gebruiker, die van deze optie gebruik wil maken, dient er een Google Account te worden aangemaakt. Dit is nodig omdat de Google inloggegevens en de synchronisatie interval in Inventive per gebruiker wordt ingesteld. 
 

Functie Google Agenda Instellingen
Om het Google account te koppelen met de Inventive gebruiker opent u de functie 'Google Agenda Instellingen'. Vervolgens opent u vanuit de lijstweergave de detailweergave van de Inventive gebruiker waarvan de agenda dient te worden gesynchroniseerd. In het scherm dat wordt getoond, worden de velden 'Inlognaam' en 'Volledige naam' direct gevuld (zie afbeelding 1, punt 1).

Bij de velden 'Aantal dagen voor/na vandaag synchroniseren' kunt u een getal invoeren van het aantal dagen dat dient te worden gesynchroniseerd (zie afbeelding 1, punt 2). In het veld 'Administratie' (zie afbeelding 1, punt 3) heeft u de mogelijkheid om een andere administratie te selecteren dan diegene waarin u de batchjob aanmaakt. 

Om de synchronisatie te realiseren, dient u vervolgens op de optie 'Haal Google Calendar Token op' te klikken (zie afbeelding 1, punt 4).

On-premise wordt u via uw browser doorgestuurd naar de inlogpagina van Google (zie afbeelding 2, punt 1). Hier dient de gebruiker, waarvoor de synchronisatie wordt gerealiseerd, in te loggen in zijn/haar Google Account. 

Als u gebruik maakt van een online omgeving dient de URL te worden gekopieerd en geplakt in uw lokale browser.
 

Gegevens realiseren in uw Google Account
Zodra u bent ingelogd, volgt er een scherm waarin u kunt aangeven dat de Inventive Software gebruik mag maken van de Google agenda (zie afbeelding 3, punt 1). In het volgende scherm ontvangt u vervolgens het token voor de agenda synchronisatie. U kopieert het token naar het klembord, waarna u uitlogt uit uw Google account.

Vervolgens plakt u in Inventive in de 'Google Agenda Instellingen' het gekopieerde token in het veld 'Google Auth token' (zie afbeelding 1, punt 5). Vervolgens dient u, uit te loggen uit Google. U dient echt expliciet op 'Log out' te klikken en de pagina afsluiten.

Als je dit niet doet (bij meerdere accounts toeveogentoevoegen), komt u bij het volgende gebruikersrecord waarbij je op 'Ophalen token' klikt terecht in dezelfde sessie waardoor het token onbruikbaar wordt. 

Na het inloggen bij het Google account kunt u de optie voor het gebruik van apps met een lager beveiligingsniveau uitschakelen 

Instellen batchjobs
Volgende stap is het aanmaken van een batchjob, waarmee de gegevens kunnen worden uitgewisseld. U opent hiervoor de functie 'Batchjobs' en klikt op de 'Nieuw' button om een nieuwe batchjob aan te maken. In het invoerscherm dat wordt geopend, selecteert u bij het veld 'Type' de optie 'Google Calendar synchronisatie' (zie afbeelding 4, punt 1).

Vervolgens kunt u op het tabblad 'Planningsschema' een planning instellen voor het uitvoeren van de batchjob (zie afbeelding 4, punt 2). Inventive raadt hierbij aan om een wekelijks doorlopende planning in te stellen en om de 10 minuten de batchjob opnieuw uit te voeren (zie afbeelding 5, punt 1). 

Na het invoeren van alle gegevens wordt periodiek vanuit Inventive agenda informatie naar Google verstuurd en vice versa. De agenda informatie uit Google wordt vervolgens, voor zover deze nog niet binnen Inventive bekend is, ingelezen in Inventive waardoor de agenda informatie in twee richtingen wordt gesynchroniseerd. 

Extra gegevens uit Inventive toevoegen aan agenda opmerking
Naast het instellen van de synchronisatie heeft u de mogelijkheid om naar eigen inzicht het veld met agenda opmerkingen in te richten en mee te nemen naar de Google Agenda. Door middel van een voorkeur kunt u selecteren welke informatie uit Inventive kan worden toegevoegd aan de agenda opmerking die wordt getoond in de Google agenda.

Om deze velden toe te voegen, opent u de functie 'CRM voorkeuren administratie' en selecteert u onder de optie 'Agenda' het veld 'Velden tbv google opmerking' (zie afbeelding 6, punt 1). Druk op de 'Map' button voor het veld, waarna er een nieuw scherm wordt geopend. In dit nieuwe scherm kunt u de velden selecteren die u wilt tonen in het agenda opmerkingen veld (zie afbeelding 7, punt 1). U kunt de velden die u wilt tonen slepen van de linkertabel naar de rechtertabel. 

Let op! U dient het veld 'Opmerking' (zie afbeelding 7, punt 2) toe te voegen aan de tabellijst (zie afbeelding 7, punt 3). Indien u dit niet doet dan gaan alle gegevens verloren aangezien de hier geselecteerde velden, in het agendapunt in het veld 'Opmerkingen' worden getoond.